Την Τετάρτη 18 Δεκεμβρίου 2019, ώρα 13.00, στο γραφείο τής Διεύθυνσης τού Α΄ Αρσακείου-Τοσιτσείου Γυμνασίου Εκάλης συγκροτήθηκε επιτροπή για την αξιολόγηση των προσφορών των ταξιδιωτικών γραφείων που θα οργανώσουν την εκδρομή των μαθητών Γ΄ τάξης τού Σχολείου στην Κρήτη από την Πέμπτη 2 Απριλίου έως το Σάββατο 4 Απριλίου 2020. Είχε προηγηθεί ανάρτηση στην ιστοσελίδα τής Διεύθυνσης Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης Ανατολικής Αττικής για την εκδήλωση ενδιαφέροντος από τα ταξιδιωτικά γραφεία την Πέμπτη 12 Δεκεμβρίου με καταληκτική ημερομηνία κατάθεσης προσφορών την Τρίτη 17 Δεκεμβρίου 2019.
Η επιτροπή αποτελούνταν από τη Διευθύντρια τού Σχολείου και αρχηγό τής εκδρομής κ. Μαρία-Άννα Φαφαλιού, την Υποδιευθύντρια κ. Αγγελική Σούλη, τη συνοδό καθηγήτρια κ. Αικατερίνη Κατσιάνου, τον εκπρόσωπο του Συλλόγου Γονέων και Κηδεμόνων του Σχολείου κ. Μπαλαφούτα και την πρόεδρο τού 15μελούς Μαθητικού Συμβουλίου Ελένη Μπουκουβάλα μαζί με τους προέδρους των τμημάτων τής Γ΄ τάξης Εμβαλωμένου Αικατερίνη (Γ΄1), Μανουσάκη Ευαγγελία (Γ΄2), Κανελλίδη Κωνσταντίνο (Γ΄3) και Χρύσα Στεφάνου (Γ΄4). Στο Γραφείο της Διευθύντριας είχαν κατατεθεί τέσσερεις (4) προσφορές από τα εξής ταξιδιωτικά γραφεία: Olympic Travel, Holidays online.gr, Manessis Travel, και Connection.
Η επιτροπή, αφού αξιολόγησε τις προσφορές, επέλεξε ομόφωνα την προσφορά τού ταξιδιωτικού γραφείου Manessis Travel και αποφάσισε να αναθέσει στους υπεύθυνους τού γραφείου αυτού την οργάνωση της εκδρομής. Τα κριτήρια που οδήγησαν στην επιλογή αυτή ήταν ότι: α) η τήρηση όλων των ζητουμένων στην προκήρυξη, β) η ρητή αναφορά ότι τα δωμάτια μαθητών και συνοδών θα είναι συγκεντρωμένα σε μία πτέρυγα, γεγονός που διευκολύνει την αποτελεσματικότερη επίβλεψη των μαθητών από τους συνοδούς καθηγητές, και γ) η επιπλέον παροχή δύο αεροπορικών εισιτηρίων επιστροφής σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Η παροχή αυτή κρίθηκε ιδιαίτερα σημαντική, γιατί αφορά στην ασφάλεια των μαθητών σε περίπτωση που απαιτείται επιστροφή αμέσως και με τον ταχύτερο δυνατό τρόπο, και συμφέρουσα οικονομικά, καθώς τα αεροπορικά εισιτήρια, όταν ζητούνται επειγόντως, είναι ακριβότερα από αυτά που κλείνονται εγκαίρως.
